为深入贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神,加快推进数字档案资源建设,根据《“十四五”内蒙古自治区档案事业发展规划》《内蒙古自治区档案信息化工作实施方案》的工作部署,呼和浩特市档案史志馆本年度投入专项资金,开展馆藏档案数字化工作,从而有效提高档案信息化管理水平和应用水平,提供高效快捷的档案利用服务,并已取得阶段性成果。此次涉及的破产企业及撤销单位档案数量众多,有呼市财贸办公室、呼市商业局、呼市联贸公司等 110 多家单位,内容繁杂,涵盖了企业从创立到破产期间的各类重要文件、财务资料、人事档案等,这些档案对于研究当地经济发展历程、企业兴衰变迁等具有极高的参考价值。

        为确保数字化工作的高质量完成,呼市档案史志馆精心筹备,组建了专业的工作团队。团队成员熟练掌握数字化技术操作流程,在工作中严格遵循相关标准与规范,做好对第三方外包单位的监督指导。在数字化工作开始前,一是与中标企业签订保密协议书,工作人员签订保密承诺,明确保密义务和责任。二是对加工场地按照整理、扫描、著录、质检等工作进行区域划分,并安装监控和安检设备。三是对工作人员开展岗前保密及技术培训,明确数字化工作流程安排、软硬件扫描管理设备的规范化使用、人员任务分配、档案保密制度等,确保数字化加工过程中档案实体与档案信息安全。

        在数字化加工过程中,按照《纸质档案数字化加工规范》的要求,对破产企业及撤销单位档案进行了细致的整理与分类,剔除无关杂物,确保每份档案的完整性。采用先进的数字化设备,对档案进行逐页扫描,保证图像清晰、完整,且色彩还原度高。扫描完成后,对电子文件进行校对与命名,方便后续的挂接、检索与查阅利用。同时,本馆工作人员每天在现场监督管理,杜绝出现危及档案和数据安全的情况发生。通过此次馆藏破产企业档案数字化工作的顺利开展,不仅有效保护了这些档案资料,避免了因纸质老化等原因造成的信息丢失,还极大地提高了档案的利用效率,为今后相关经济研究、历史回顾以及处理遗留问题等提供了更为便捷、精准的档案信息服务。