关于征求《关于进一步加强全区重大建设 项目档案管理工作的通知（征求意见稿）》《内蒙古自治区重大建设项目档案验收 实施细则（征求意见稿）》意见的函

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     发布时间：2022-09-21 16:18    来源：    浏览次数：     【关闭】

关于进一步加强全区重大建设项目

档案管理工作的通知

（征求意见稿）

 

各盟市档案局、发展改革委，自治区各有关单位:

重大项目建设是关系经济社会发展全局的重要工作，其档案是重大建设项目的真实记录，是对重大建设项目进行审计、监督、管理、验收和使用维护、改扩建的重要依据。做好重大建设项目档案管理工作对推进重大建设项目高质量发展意义重大、责任重大。“十四五”时期，重大建设项目档案管理工作必须适应发展形势和环境变化，创新工作方法，更好发挥项目档案对重大建设项目的基础性、支撑性作用。

为保证重大建设项目档案的齐全完整、安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《内蒙古自治区档案条例》和国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)的规定，现就进一步加强全区重大建设项目档案管理工作通知如下。

一、提高政治站位，加强对重大建设项目档案工作的领导

1.进一步强化思想认识。各项目建设单位（法人）要自觉把思想和行动统一到贯彻落实习近平总书记关于档案工作重要指示批示精神和对内蒙古自治区重要讲话重要指示批示精神上来，切实增强责任感和使命感，进一步提高对重大建设项目档案工作重要性的认识，把加强全区重大建设项目档案管理工作作为增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”的实际行动和现实检验，强化政治责任，主动担当作为，确保项目档案管理工作取得显著成效。

二、完善规章制度，扎实做好重大建设项目档案管理工作

2.建立健全档案管理体制机制。项目建设单位（法人）要明确分管项目档案工作的领导，建立项目档案工作机构，配备专、兼职档案人员。项目建设单位（法人）档案部门在做好自身项目档案工作的同时，要负责对各参建单位档案工作进行监督、指导。

3.全面落实项目档案管理责任。项目建设单位（法人）要把项目档案工作纳入项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制管理，纳入项目建设管理工作程序，纳入有关部门岗位责任制，把重大建设项目档案管理工作切实抓紧、抓好，落到实处。在签订项目合同、协议时，要设立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料的整理、归档责任及完成标准，明确监理单位对项目文件材料的审查责任，确保重大建设项目档案工作规范有效开展。

4.制定完善项目档案管理办法。项目建设单位（法人）要以《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）为依据，结合行业要求和项目自身特点，制定本项目文件材料立卷归档办法，为项目档案整理提供统一标准，保证重大建设项目档案整理规范化、标准化。

三、规范工作流程，切实做好重大建设项目档案验收

5.坚持项目档案管理与项目建设同步进行。项目建设单位（法人）对建设项目档案工作负总责。在下达项目计划、检查项目进度时，要同时部署、检查档案工作;在项目验收时，要把项目档案纳入验收范围。参建单位具体负责建设项目档案的形成、积累、整理、归档工作，要做到项目文件材料的形成、积累、整理、归档与项目建设同步进行。与工程配套的设备开箱验收时须有档案人员参加，以保证及时收集设备文件材料。

6.严格执行重大建设项目档案登记制度。项目建设单位（法人）应按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号）的规定，及时填写重点建设项目档案管理登记表，报送至组织验收的档案主管部门、项目主管部门档案机构，同时抄送至项目所在地档案主管部门。各级档案主管部门要主动做好登记服务工作，掌握项目及档案工作开展情况，对项目档案工作进行全程跟踪服务。

7.规范做好重大建设项目档案验收工作。各级档案主管部门要配合项目主管部门，按照国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)的要求，认真开展重大建设项目档案验收工作，确保项目档案完整、准确、系统、安全。

四、强化监督检查，加大重点项目档案工作监管力度

8.统筹开展监督指导。各级档案主管部门要注意研究国家有关基本建设政策，积极开展调查研究，加强与项目主管部门协调配合，加大对档案人员培训力度，创新项目档案监督指导方式，实行事前指导及事中、事后监管，切实为项目建设单位（法人）提供档案工作指导和服务，帮助解决档案工作的实际问题，提高项目建设单位（法人）档案管理工作水平。

9.定期开展工作检查。各级档案主管部门要定期对重大建设项目档案工作开展专项检查，督促各项目建设单位（法人）依法管理重大建设项目档案，实现档案管理工作有序化、规范化，推动工作任务落实。对违反《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定，不按要求收集、整理、移交、报送和接收重大建设项目档案的行为，造成项目档案丢失和损毁的单位和个人，档案主管部门要依法予以严肃查处。

本通知自2022年   月   日起施行，原《关于加强全区重大建设项目档案工作的通知》（内档联发〔2015〕1号）同时废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

内蒙古自治区重大建设项目档案验收

实施细则

（征求意见稿）

 

第一章  总   则

第一条 为加强重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》《内蒙古自治区档案条例》《重大建设项目档案验收办法》和国家有关规定制定本实施细则。

第二条  本细则所称的重大建设项目（以下简称项目）是指：

（一）旗县级以上人民政府确定的重点工程项目；

（二）政府投资项目(全部或部分使用政府投资或政府融资的新建、扩建或改建的建设项目）。

第三条  项目档案是指在项目立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第四条  项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，旗县级以上人民政府确定的重大建设项目应当进行项目档案验收，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第五条  重大建设项目档案管理登记纳入项目档案验收内容。

第六条  项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第二章   验收申请

第七条 项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《内蒙古自治区重大建设项目档案验收申请表》（附件1）。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。

第八条 申请项目档案验收应具备下列条件：

（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；

（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

（三）完成项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

（四）基本完成项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第九条 项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《内蒙古自治区重大建设项目档案验收内容及要求》（附件2）进行自检。

第十条 验收申请报告的主要内容包括：

（一）项目建设及项目档案管理概况；

（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

（五）存在的问题及解决措施。

第三章  验收组织

第十一条  项目档案验收的组织：

（一）国家档案局委托自治区档案局组织的项目档案验收，由自治区档案局牵头，采取自治区档案局、自治区档案馆共同参与的形式，开展档案验收工作。

（二）自治区发展和改革委员会、自治区行业主管部门审批、核准、备案的项目，由自治区档案局组织项目档案验收,并根据需要统筹专业力量开展工作。

（三）自治区行业主管部门档案机构组织的建设项目档案验收，由自治区档案局组织项目档案验收,并根据需要统筹专业力量派员参加。

（四）自治区发展和改革委员会委托盟市政府投资主管部门组织竣工验收的项目，由盟市档案主管部门组织项目档案验收，验收结果报自治区档案局备案。

（五）自治区以下各级人民政府投资主管部门组织竣工验收的项目，由同级档案主管部门组织项目档案验收。

第十二条  项目档案验收组组成：

（一）自治区档案局组织的项目档案验收，验收组由自治区档案局、自治区档案馆、自治区行业主管部门、项目所在地盟市档案主管部门组成。

（二）盟市档案主管部门组织的项目档案验收，验收组由盟市档案主管部门、盟市档案馆、盟市行业主管部门、项目所在地旗县（市、区）档案主管部门组成。

（三）旗县（市、区）档案主管部门组织的项目档案验收，验收组由旗县（市、区）档案主管部门、旗县（市、区）档案馆、旗县（市、区）行业主管部门等单位组成。

（四）凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

 （五）项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请工程专业技术人员参加验收。

第四章 验收要求

第十三条 项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

第十四条 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

第十五条 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员出席会议。

第十六条 项目档案验收会议的主要议程包括：

（一）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

（三）验收组检查项目档案及档案管理情况；

（四）验收组对项目档案质量进行综合评价；

（五）验收组形成并宣布项目档案验收意见。

第十七条 检查项目档案，采取质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于总量的30%，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质量监督文件、重要合同、协议等。

第十八条 项目档案验收应根据《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018），对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

第十九条  项目档案验收一般应不少于1个工作日。

第二十条 项目档案验收结果分为合格与不合格。合格需获得项目档案验收组半数以上成员同意。

第二十一条 项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

第二十二条 验收意见的主要内容包括：

（一） 项目建设概况；

（二）项目档案管理情况，包括：项目档案基础管理工作情况，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；

（三）存在问题、整改要求与建议。

第二十三条 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

第五章 附  则

第二十四条  本实施细则由内蒙古自治区档案局负责解释。

第二十五条  其它建设项目的档案验收工作，可参照本实施细则执行。

第二十六条  本细则自2022年   月   日起实施，原《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》（内档联发〔2015〕2号）同时废止。

 

附件：1.《重大建设项目档案验收申请表》

        2.《内蒙古自治区重大建设项目档案验收标准》

附件1

 内蒙古自治区重大建设项目档案验收申请表

  

项目名称
审批（核准备案）机关		审批（核准备案）日期
投资规模		建设日期
建设单位 （法人）		设计单位
主    要 施工单位		主    要 监理单位
计划档案 验收日期		计划竣工 验收日期
联系人		联系电话
地址/邮编		电子信箱
申请单位 自检意见	单位盖章 年  月  日
验收组织 单位意见	单位盖章 年月  日

  

附件2

内蒙古自治区重大建设项目档案验收标准

序号	检查标准	合格	不合格	存在的问题
一	项目档案基础管理工作
1	明确负责项目档案管理的机构或部门
2	明确项目领导分管项目档案管理工作
3	专、兼职项目档案管理人员及工作职责明确
4	专、兼职项目档案管理人员参加自治区档案局的档案业务培训
5	编制项目文件立卷归档办法和项目档案保管期限表，建立项目文件归档制度，项目档案保管、利用制度
6	档案管理部门（人员）对项目管理部门进行档案收集、整理工作的监督、指导
7	项目管理部门（人员）对项目参建单位进行档案收集、整理工作的监督、指导
8	项目档案管理纳入合同管理
9	按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号）的要求，向有关部门报送《国家重点建设项目档案管理登记表》
10	有必要的项目档案经费，配备计算机、复印机、照相机、摄像机等必要档案管理设备
11	项目档案管理纳入单位综合档案管理范围
二	工程前期管理文件及设计文件
12	工程项目建议书及批复文件
13	项目的可行性研究报告及工程项目评估、环境评价、节能评估的报告等
序号	检查标准	合格	不合格	存在的问题
14	初步设计材料、委托书、合同
15	施工图设计及审批文件
16	工程基础文件材料（建设用地、征地批准文件，拆迁补偿协议，红线图，工程地质、水文地质勘探报告等）
17	招、投标文件、承包、发包委托合同，设计、施工、监理合同等
三	施工文件
18	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要等
19	原材料采购合同、出厂质量合格证、质量鉴定报告等
20	设计变更文件、工程更改洽商单，材料、设备代用审批手续，技术核定单等
21	隐蔽工程文件：地基、基础工程、砖石结构工程、混凝土与钢筋土工程试验、测试等记录，隐蔽工程验收记录
22	单位工程、分项、分部质量检验评定报告
四	监理文件
23	监理规程、备忘录、报告、协调会纪要等文件
24	质量监督机构关于工程质量认证、评定的文件
25	工程质量事故报告、事故处理等文件
26	有关工程质量、进度、投资等方面的控制文件材料
序号	检查标准	合格	不合格	存在的问题
五	设备文件
27	设备采购合同、出厂质量合格证、设备装箱单、开箱记录等
28	设备图纸使用说明书
29	设备安装调试记录等
六	竣工文件
30	工程设计、施工、监理总结文件
31	质量评审材料
32	工程审计、财务决算报告
33	环保、水保、劳动安全、职业卫生、消防等专项验收文件
34	委托设计单位出具的竣工图，有施工单位和监理单位的签字
35	竣工图章规格、项目符合规范要求
36	竣工图签署手续完备
37	更改内容在相关图纸和相关部位上修改到位并注明修改依据
38	竣工图更改超出面积20%的，重新绘制新图
39	竣工图图幅按照GB/T10609.3统一折叠
40	外方提供的竣工图有外方签字确认
七	声像及电子档案管理
41	工程照片、录音、录像材料齐全完整归档
42	工程电子文件及其元数据齐全完整归档
43	项目档案管理系统功能齐全完备
序号	检查标准	合格	不合格	存在的问题
八	项目档案质量
44	项目档案分类、编号、排架符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008)
45	组卷遵循项目文件的形成规律和成套性特点
46	卷内文件排列有序、编号规范
47	卷内文件目录、备考表填写规范
48	案卷题名拟写准确、规范
49	档案保管期限划分准确
50	编制项目档案案卷目录
51	开展项目档案计算机存储与检索
52	归档、移交手续完备
53	项目档案按照合同规定，已向生产使用单位或业主单位移交
九	项目档案的安全
54	档案库房、办公、阅览三室分开
55	档案库房采取八防措施
56	档案装具符合国家有关要求
57	归档文件制成材料符合耐久性要求
58	采取有效措施保证档案实体和档案信息安全
序号	检查标准	合格	不合格	存在的问题
十	项目档案管理卷
59	项目概况
60	标段划分
61	参建单位归档情况说明
62	档案收集整理情况说明
63	交接清册
64	其他说明项目档案管理情况的有关材料